Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Электронный больничный лист в 2019 году что это такое инструкция по заполнению

Для чего кадровику правила заполнения больничного листа

Выдача больничных листов — процедура, строго регламентированная законодателем. Это следует уже из того, что больничный должен оформляться исключительно на защищенном бланке. Его форма утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 № 347н.

Кроме того, важно соблюсти правила заполнения больничного листа в 2020 году работодателем, установленные для него приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н. Документ содержит перечень общих требований к заполнению больничного, актуальных и на сегодняшний день.

Работодатель вносит сведения только в часть пунктов на бланке больничного, которые объединены в блок «Заполняется работодателем».

ВАЖНО! В больничном листе должны быть корректно указаны данные, заполняемые как врачом, так и работодателем.

Если ответственное лицо работодателя перед тем, как заполнить больничный лист, обнаружит ошибки в блоке, оформленном врачом, заполнять часть для работодателя не имеет смысла. Скорее всего, ФСС откажет организации в возмещении расходов. Необходимо запросить в медицинской организации новый документ.

Столь же строгой может быть санкция ФСС и за ошибки, допущенные из-за незнания, как заполняется больничный лист работодателем. Рассмотрим, как их можно избежать.

Общие моменты

Кроме бумажного типа больничного листка, действовавшего еще с прошлого века, на данный момент можно использовать и электронный метод фиксации информации.

Пациент, приходя в врачу, пишет согласие на формирование именно электронного больничного, исходя из этого, врач вносит его данные в базу, где они доступны и другим участникам.

Письменное согласие человека является основополагающим, так как его персональные данные передаются в электронную базу, и несмотря на защиту, могут стать доступны посторонним людям.

Если работодатель не хочет, или технически неспособен обеспечить такой документооборот, он может продолжать пользоваться бумажным форматом.

Но подготавливать базу для полного перехода на онлайн-листки все же нужно, так как одновременное действие обоих разновидностей больничных будет скорее всего временным.

Для бухгалтера необходимо предусмотреть наличие электронной цифровой подписи, это же требование относится и к врачам, для которых необходима квалифицированная подпись для взаимодействия с документами.

Когда врач закрывает больничный, он сообщает человеку номер его больничного документа, который передается работодателю. Никаких бумаг передавать не нужно, как и от работодателя в ФСС.

Слишком длинное название фирмы-работодателя: что делать

С учетом требований, изложенных в нормативных документах, инструкция по заполнению больничного листа будет выглядеть следующим образом. Работодатель вносит в больничный лист:

  1. Сведения о месте работы сотрудника посредством указания:
    • наименования компании (полного либо сокращенного) в соответствии с учредительными документами, если работодатель является юрлицом;
    • Ф. И. О. предпринимателя, если работодатель — ИП.
  1. Отметку о том, является работа основной для сотрудника или нет, путем проставления галочки в соответствующем пункте.
  2. Регистрационный номер работодателя в ФСС.
  3. Код подчиненности органа ФСС, выдавшего работодателю регистрационный номер.
  4. ИНН работника, на которого оформляется больничный (не указывается для женщин, получающих декретные пособия по беременности и родам, а также после постановки на учет в медучреждении на ранних сроках беременности).
  5. СНИЛС работника.
  6. Код, обозначающий условия исчисления больничного (1 или несколько) — на оборотной стороне листа:
    • 43, если сотрудник имеет льготы как пострадавший от воздействия радиации;
    • 44, если сотрудник до 2007 года работал в регионах Крайнего Севера или на территориях, приравненных к ним;
    • 45, если у сотрудника имеется инвалидность;
    • 46, если срок трудового договора работника с работодателем составляет менее 6 месяцев (не фиксируется, если причина нетрудоспособности указана в больничном как соответствующая коду 11);
    • 47, если сотрудник ушел на больничный в течение 30 дней после увольнения;
    • 48, если уходу на больничный сопутствовало нарушение режима по уважительной причине (при условии проставления отметки об этом в соответствующей графе бланка);
    • 49, если заболевание сотрудника, на момент ухода на больничный имеющего инвалидность, длится 4 месяца подряд и более (не проставляется, если в графе, где приводится причина нетрудоспособности, указан код 11);
    • 50, если при тех же условиях больничный длится 5 и более месяцев в календарном году;
    • 51, если работник занят неполное время.
  7. Данные акта по форме Н-1 (о несчастном случае во время работы), если он составлялся.
  8. Дату начала работы сотрудника, контракт с которым аннулирован, но тот ушел на больничный до момента аннулирования. Если трудовой договор с работником действует, соответствующую графу заполнять не нужно.
  9. Длительность страхового стажа в полных годах и месяцах.
Еще по теме  Многодетная семья – это сколько детей, кто считается претендентом на статус

Подробнее о расчете стажа и его влиянии на размер пособия по нетрудоспособности читайте здесь.

  1. Длительность нестраховых периодов нахождения гражданина на службе в армии, силовых структурах, на противопожарной службе.
  2. Период, за который работнику должно выплачиваться пособие.
  3. Величину среднего заработка сотрудника, на основе которой рассчитывается больничный.
  4. Величину среднего дневного заработка сотрудника.
  5. Сумму компенсации по больничному, выплачиваемую за счет средств ФСС РФ.
  6. Сумму компенсации, выплачиваемую за счет работодателя.
  7. Общую сумму больничного.
  8. Ф. И. О. руководителя и главного бухгалтера работодателя.

Электронный больничный лист в 2019 году что это такое инструкция по заполнению

Подробнее о порядке расчета общей суммы больничного читайте в материале «Максимальный размер больничного листа в 2019 — 2020 годах».

Бывает, что даже сокращенное название фирмы-работодателя требует бо́льшего количества ячеек, чем предусмотрено в соответствующей графе больничного. Иногда оно отсутствует, то есть не зарегистрировано в учредительных документах. В этом случае в бланк можно вписать основную часть названия компании и поставить точку. Так или иначе, идентификация фирмы будет осуществлена по ее уникальному номеру, выданному ФСС.

Чтобы представлять, как заполнять больничный лист, образец с уже внесенными данными можно загрузить на нашем сайте.

Отметим, что поскольку исходные форма и содержание документа не корректировались, для больничного листа образца 2020 года заполнение работодателем будет производиться по тем же правилам, что и в предшествующие годы.

С 01.07.2017 начато применение электронной формы больничного (закон от 01.05.2017 № 86-ФЗ), использование которого ведется наравне с обычным бумажным документом. 

Электронный больничный от обычного отличает следующее:

  • создание в автоматизированной электронной системе, обеспечивающей возможность работы с ним для всех заинтересованных сторон;
  • заверение усиленными квалифицированными электронными подписями лиц, оформляющих документ;
  • защищенность от подделок.

Электронный листок нетрудоспособности заполнять не сложнее, чем бумажный вариант, в плюс к этому, можно не бояться случайных ошибок и порчи бланка. Врач заполняет документ, заходя в свою учетную запись и используя усиленную цифровую подпись.

Вся работа производится через личный кабинет на специальном сайте ФСС, куда нужно войти. Работодатель может воспользоваться системой только при регистрации в качестве юридического лица на сайте Госуслуг.

Дальнейшую работу можно структурировать таким образом:

  • каждая из организаций (ФСС, МСЭ, работодатель), заполняют свой блок данных;
  • первые записи делает врач, который отвечает за создание листка и его первоначальное заполнение;
  • при необходимости, то есть направлении на санаторное лечение, определении в стационар или назначении МСЭ для установления инвалидности, заполняется соответствующая вкладка;
  • работодателю отводится последняя по счету графа, он заполняет ее после получения номера документа от сотрудника, некоторые данные он вполне может взять из внутренних баз, чтобы ускорить заполнение;
  • документ отправляется в ФСС, и после этого сотруднику выплачиваются все денежные средства, которые были рассчитаны работодателем по стандартной процедуре.
Еще по теме  Классификация производственных травм по степени тяжести и числу пострадавших на производстве

В личном кабинете страхователя, то есть работодателя, ориентироваться несложно, в первую очередь следует авторизоваться для ведения работы.

Для этого используется учетная запись сервиса Госуслуги, на котором работодатель регистрируется только как юридическое лицо.

При входе на сайт становится доступен журнал больничных листов, в нем можно увидеть все закрытые, оплаченные документы, а также те, которые в процессе обработки. Тут же доступна и кнопка получения новых листов по коду, сообщаемому сотрудником.

Электронный больничный лист в 2019 году что это такое инструкция по заполнению

Чтобы просмотреть конкретный документ, на него нужно кликнуть, после чего лист будет доступен для заполнения по вышеуказанной структуре.

Для тех бухгалтеров, которые заполняли бумажные документы, в информации не будет ничего нового, кроме метода ее внесения и передачи.

После нажатия кнопки сохранения информация будет передана дальше по цепочке, также специалист может закрыть листок, если там будут нарушения.

Хотя, если они будут, то врач попросту не оформит больничный, поскольку система электронных больничных — это ее и защита от коррупции.

Выплата пособия, кроме конкретного размера, ничем не отличается от бумажного листка болезни, ведь с помощью единой системы его передать сотруднику не получится.

Учитывая, что большинство регионов, в которых действует электронный больничный, участвуют в пилотном проекте ФСС “Прямые выплаты”, то работодатель может заплатить человеку только свою часть.

Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН

Фонд социального страхования уплачивает пособие за все остальные дни, кроме первых трех, финансируемых работодателем. Это отличается от той системы, в которой работодатель должен был самостоятельно оплатить всю сумму пособия, а впоследствии востребовать с ФСС его часть.

Сроки оплаты больничного листа, хоть электронного, хоть бумажного — не отличаются. Назначить конкретную сумму пособия специалисты обязаны в десятидневный срок после получения листка, а выплатить должны при ближайшей заработной плате.

Как и все прочие структуры, ФСС должен удерживать налог на доходы физических лиц (НДФЛ) сразу при расчете, но только с той суммы, которую выплачивает сам.

Поскольку в электронной системе скорость передачи данных гораздо выше, то и выплата пособия произойдет намного быстрее, но при условии, что техника работает исправно, а специалисты умеют ей пользоваться.

Среди позитивных сторон можно отметить участие сотрудника в процессе формирования документа и его передачи минимальное;
документы в электронном виде нельзя потерять, испортить, исправить;
обмен данными построен по удобной схеме, которая позволяет за секунды назначать выплаты и отправлять информацию в ФСС;
процесс заполнения ЭЛН практически не отличается от бумажных документов, как и информация, которая туда вносится
Отрицательных сторон у этой системы на порядок меньше, но они достаточно ощутимы для пользователей для использования системы необходима квалификация сотрудников и техническая возможность, к чему готовы не все учреждения;
персональные данные человека передаются в электронную базу, которая имеет теоретическую возможность взлома

Электронные листки нетрудоспособности позволяют медикам и работодателям быстрее обрабатывать документы, назначать пособия и обслуживать сотрудников без причинения дискомфорта.

Чтобы работать в единой базе, все участники процесса должны иметь необходимое оборудование и навыки, а заполнение самих листов практически не отличается от бумажных вариантов, за исключением возможности править ошибки.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Еще по теме  Минимальный размер пенсии в Москве

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Справка-расчет как обязательное приложение к больничному

Следует учитывать, что одного знания, как правильно заполнить больничный лист, мало. Кроме самого больничного листа работодателю нужно представлять в ФСС справку — расчет пособия. Она нужна для того, чтобы подтвердить правильность цифр, указанных в больничном.

Унифицированной формы справки-расчета законодатель не утвердил. Работодателю придется разработать ее самостоятельно.

Главное, чтобы справка включала:

  • величину заработка сотрудника за каждый из 2 лет, учитываемых при расчете пособия;
  • общий заработок сотрудника за расчетный период (с поправкой на предельный размер базы для исчисления взносов в ФСС);
  • величину среднего дневного заработка сотрудника;
  • величину дневного пособия работника;
  • общую сумму исчисленного пособия сотрудника, а также НДФЛ на нее.

Журнал ЭБЛ

Подписывается справка-расчет обычно руководителем и главным бухгалтером работодателя.

Инструкция по заполнению больничного листа в 2020 году работодателем

Внесение данных в бланки больничных листов, созданные на бумаге, обычно осуществляется вручную с помощью ручки — капиллярной, гелевой или же перьевой черного цвета. Внесение данных в больничный с помощью шариковой ручки не допускается.

В принципе, заполнить форму можно и на ПК — с помощью специальной программы, которая способна переносить данные с цифрового бланка на бумажный, передавая данные на принтер, в который вставлен официальный бланк. Более того, допустимо заполнять 1 часть больничного ручкой, а другую — на ПК (письмо ФСС РФ от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П).

Когда заполняем больничный лист 2020 года, следует учитывать, что данные в него должны вноситься большими буквами начиная с первой доступной слева ячейки используемого поля. Если работодатель проставляет на бланке печать, она не должна попадать на соответствующие ячейки.

При обнаружении ошибок в графах больничного их можно исправить. Для этого необходимо:

  • зачеркнуть неверную запись;
  • на оборотной стороне документа вписать правильные данные в формате «название графы бланка: корректные сведения»;
  • сделать рядом запись: «Исправленному верить»;
  • заверить запись подписями директора, главного бухгалтера работодателя, а также печатью (если она используется).

Вне зависимости от количества исправлений в больничном сделать на бланке запись: «Исправленному верить», проставить подписи директора, главного бухгалтера, а также печать достаточно 1 раз.

Расчет итоговой суммы: нюансы

Размер итоговой суммы пособия, который фиксируется в соответствующей графе бланка, не должен быть уменьшен на НДФЛ. Если данная сумма, а также иные денежные величины, отражаемые в документе, не содержат копеек, вместо них следует вписывать 0.

Об обложении выплат по больничному НДФЛ читайте в статье«Облагается ли больничный лист (больничный) НДФЛ?».

Итоги

Процедура оформления больничного листа в 2020 году по-прежнему строго регламентирована законодательством РФ — как с точки зрения требований к внешнему виду документа, так и в плане алгоритма его заполнения. Работодателю, как и медицинскому учреждению, надо четко представлять, как правильно заполнить больничный лист, и нельзя допускать ошибки при оформлении больничного, иначе ФСС не примет его в качестве основания для компенсации расходов работодателя на оплату пособия.

Загрузка ...