Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Нужна ли печать на электронном больничном листе

Зачем потребовался «цифровой» больничный

В первую очередь, данное нововведение связано с тем, чтобы избежать незаконный оборот больничных. Ведь, если работодатель примет подделку и произведет соответствующие выплаты работнику, то впоследствии это повлечет за собой наступление таких неблагоприятных событий как, например, отказ в возмещении расходов, доначисление страховых взносов в бюджет, внесение корректировок в ранее представленную отчетность и прочие.

Также, при оформлении и заполнении электронного листа нетрудоспособности достаточно легко и просто исправить допущенные ошибки, в отличии от бумажного экземпляра. Таким образом, возможно снижение дополнительных временных трат на выписку дубликатов в медицинских учреждениях, а также, затрат, связанных с обеспечением постоянного наличия чистых бланков и их сохранностью.

Для работодателя применение «цифровых» бланков позволит значительно уменьшить документооборот, не делать копии с оригиналов на случай их возможной утраты. На сайте органов фонда социального страхования (далее по тексту — ФСС) электронные листки всегда будут доступны, без временных ограничений хранения.

По большому счету, в задачи кадрового работника будут входить все те же обязанности по внесению информации. Единственное отличие в том, что заполнять данные нужно не на бумаге, а в электронном виде.

Как работает электронный больничный лист

С появлением электронных больничных в работе кадровиков кардинальных изменений не произошло. В их функции по-прежнему входит заполнение в листке нетрудоспособности необходимых данных: о страховом стаже, условиях исчисления пособия и др. Перечень заполняемых кадровиком сведений в больничном листе устанавливается внутрифирменным локальным актом (регламентом, инструкцией, приказом).

В настоящее время кадровики могут столкнуться одновременно и с бумажными, и с электронными больничными листками, поэтому при их заполнении важно не забыть основные правила их оформления.

Для обеих форм больничного листа существует законодательно установленные ограничения и условия оформления.

Выписанный в бумажном виде больничный заполняется:

  • заглавными буквами на русском языке;
  • чернилами черного цвета (или с использованием печатающих устройств);
  • по правилу: одна ячейка — один знак или буква.

Содержание разделов и строк больничного листа см. здесь.

Возможность оформления электронного листка предусмотрена законом «О внесении изменений…» от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Переходу к электронной форме взаимодействия работодателя и медучреждения с ФСС предшествовала масштабная информатизация системы здравоохранения, без которой наладить электронный документооборот не представлялось возможным.

Подробности см. в материале «Электронный больничный лист для передачи в ФСС онлайн».

Для оформляющего электронный больничный сотрудника медучреждения схема действий заключается в следующем:

  • занесение в спецпрограмму на компьютере сведений о пациенте и поставленном диагнозе (в модуле «Электронная медицинская карта»);
  • часть необходимых данных в больничный лист попадает из электронной медкарты, а остальные сведения дополняются медработником при заполнении электронного образа листка нетрудоспособности (в модуле «Лист нетрудоспособности»);
  • подписание больничного электронной подписью и отправка его в ЕГИСЗ (единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения).
Еще по теме  Выплаты в центре занятости при сокращении Какие документы нужны в центр занятости

Для сотрудника (пациента) предусмотрена следующая схема действий в процедуре получения электронного больничного:

  • дать письменное согласие на заполнение больничного в электронной форме;
  • получить от медперсонала номер больничного листа;
  • сообщить номер больничного работодателю (специалистам кадровой или бухгалтерской службы).

О функциях работодателя в процедуре работы с электронным больничным см. далее.

Компания вправе выбирать схему работы с листками нетрудоспособности:

  • традиционную (действующую систему работы с бумажными больничными);
  • виртуальную (безбумажную технологию информационного взаимодействия с ФСС).

В настоящее время бумажный и электронный больничный листы имеют одинаковую юридическую силу, а работодателям предоставлено право выбора системы работы с ними.

Что делать, если работник принес электронный больничный (ЭБ), а ваша фирма еще не подключилась к системе работы с ЭБ, узнайте здесь.

Как оформить переход на электронные больничные читайте здесь.

Применение традиционной системы не избавляет работодателя от поддельных листков нетрудоспособности и необходимости хранения больничных.

Нужна ли печать на электронном больничном листе

Как распознать поддельный листок нетрудоспособности, узнайте из статьи «Действия работодателя с поддельным больничным листом».

Бумажные больничные могут содержать ошибки, допущенные как медучреждением, так и страхователем — это может служить препятствием для своевременной выплаты пособия.

В электронных больничных ошибки практически исключены (или минимальны и быстро исправимы), а существование поддельных листков нетрудоспособности невозможно в принципе. Помимо этого, исключена вероятность утери или порчи электронного листка нетрудоспособности.

Введение электронного больничного сохранило за работодателем обязанность по заполнению своего раздела больничного листа. Его содержание аналогично бумажной форме этого документа.

Какими сведениями кадровику и бухгалтеру заполнить свой раздел бумажного больничного листа, узнайте из материала «Пример заполнения больничного листа работодателем».

Действия кадровиков по заполнению электронного больничного листа не описаны в федеральных нормативных актах. А отдельные фирмы не имеют в штатном расписании должности кадровика, и его функции выполняет бухгалтер или иной специалист. Количество и состав сотрудников, участвующих в оформлении электронного больничного, а также иные необходимые регламенты компания прописывает и утверждает на свое усмотрение.

Для понимания того, как электронный лист нетрудоспособности работает на практике, необходимо обозначить все участвующие стороны и порядок взаимодействия между ними. Итак, схема следующая:

  • застрахованный гражданин (то есть, временно нетрудоспособный работник) обращается в медицинское учреждение за оказанием помощи и открытием документа, который подтвердит его отсутствие на рабочем месте по уважительной причине;
  • после окончания лечения врач в электронном виде указывает все необходимые сведения о пациенте, в предназначенном для заполнения медицинским работником разделе, и подписывает документ защищенной цифровой подписью;
  • с полученным на руки от врача уникальным номером электронного листка временной нетрудоспособности сотрудник направляется к работодателю и подтверждает тем самым период вынужденного отсутствия на рабочем месте;
  • кадровик (или другое должностное лицо, ответственное за данный участок учета) находит через личный кабинет по предоставленному номеру необходимый бланк, заполняет недостающую информацию, то есть раздел для работодателя, и затем отчитывается в ФСС по регламентированным формам.

Таким образом, в документообороте по электронным больничным принимают участие все те же стороны, что и при бумажном варианте: сотрудник, врач, работодатель и органы ФСС.

Окончательный переход на обязательное применение только электронных листков нетрудоспособности в нашей стране еще не завершен. В связи с этим, страхователь (то есть работодатель) и его сотрудник имеют пока право на выбор одного из двух возможных вариантов оформления бланка: на специальной бумаге или в электронном виде.

Еще по теме  Кто оформляет путевой лист при перевозке

Оформление электронного листка нетрудоспособности: условия и порядок

Сообщить номер электронного листка нетрудоспособности можно любым удобным для работника способом: предоставить талон из медицинского учреждения, устно или письменно (например, в заявлении, почтовой или мобильной переписке).

Далее более подробно расписаны все действия должностного лица, ответственного за ведение кадрового учета и начисление пособий по нетрудоспособности, при получении от сотрудника электронной формы бланка или заранее, не дожидаясь этого. В первую очередь, при переходе на информационное взаимодействие необходимо тщательно изучить имеющиеся разъяснения и приступить к регистрации в системе.

Подготовка к работе

Законодательная база

На государственном уровне электронные больничные введены для применения, наряду с использованием бумажных, Законом от 01.05.2017г. 86-ФЗ. Тремя годами ранее, данный пилотный проект был опробован в ряде субъектов РФ (в республике Татарстан, Астраханской и Белгородской областях) и принес положительные результаты.

По состоянию на 2020 год, с организациями-работодателями проводятся многочисленные мероприятия по разъяснению и внедрению электронных документов, выдаются инструкции (памятки), а в медицинских учреждениях — устанавливается необходимое программное обеспечение для более качественного взаимодействия между всеми заинтересованными сторонами.

К положениям 86-ФЗ, вступившего в силу 01.07.17г., также происходит разработка различных нормативных актов, для более качественного их применения.

Как это работает

Если у представителя работодателя имеются подозрения на предъявление ему фиктивного бумажного бланка нетрудоспособности, то он может обратиться в ФСС по месту регистрации компании или медицинского учреждения. Для проверки действительности электронного документа — достаточно ввести номер в личном кабинете на едином портале страхователей.

Оформление больничного листа прошедшей датой по общим правилам не допускается. Но, есть ряд исключений таких, как:

  • ухудшение здоровья работника во время заграничной командировки;
  • невозможность обратиться в медицинское учреждение, которое вправе оформлять больничные листы. Важно, получить в таком случае справку-подтверждение, например, в медпункте;
  • отдаленное нахождение гражданина от ближайшей поликлиники или больницы;
  • оформление больничного по беременности и родам с нарушением предусмотренного срока обращения за ним;
  • наличие форс-мажорного обстоятельства, ввиду которого невозможно было своевременно обратиться в лечебное учреждение непосредственно в день заболевания.

Несовершенство системы контроля за сохранностью бланков, а также нежелание сторон трудовых отношений идти на компромисс (например, отказ работодателя в предоставлении отпуска, наличие конфликтной ситуации, попытка избежать наказания за прогул), приводят к появлению поддельных документов. Естественно, этот метод является незаконным, но он присутствует на практике.

Обменять полученные на территории иностранного государства документы о временной нетрудоспособности на российские может как сам гражданин, так и его работодатель по доверенности от сотрудника. Важным является тот факт, чтобы все бланки были оформлены надлежащим образом, в соответствии с принятыми на территории места их выдачи правилами.

Вместе с переводом (заверенным у нотариуса), подготовленный пакет передается на рассмотрение в медицинское учреждение и ожидается заключение врачебной комиссии о возможности их замены или отсутствии таковой. Далее, в случае вынесенного положительного решения, начисления и выплата пособия производится в стандартном порядке.

Еще по теме  Какая ответственность за воровство по статье УК РФ

Выбор системы работы с листками нетрудоспособности

При этом варианте работодатель, как и раньше сперва выплачивает сотруднику из собственных денежных средств полагающиеся пособие (обычно, со следующей зарплатой). А затем, он или уменьшает на эту сумму рассчитанные к уплате взносы, или же готовит пакет подтверждающих документов на возмещение.

Можно ли получить электронный больничный безработному

Лица, признанные безработными, получают пособие в службе занятости, которая, в свою очередь, не является участником по документообороту с электронным больничным. В связи с этим, гражданину необходимо получать подтверждающий уважительную причину отсутствия документ исключительно в бумажном варианте.

Во избежание в последующем недоразумений, сотрудникам отдела кадров (или бухгалтерии) рекомендуется информировать своих коллег о подключении организации к новой системе обмена и готовности к приему бланков о временной нетрудоспособности через электронные информационные каналы связи. Или же, сотруднику самостоятельно следует это заранее уточнять.

Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные

Переход на электронные больничные позволит работнику напрасно не переживать о том, что бумажный документ может быть не принят по причине неправильного оформления или утерян, испорчен. А для работодателя — полностью будет исключено возможное получение фиктивного бланка и связанные с этим, в последующем, необоснованные начисления пособия и их выплаты.

Программное обеспечение информационной системы ФСС соблюдает все необходимые меры предосторожности от возможной утечки данных. Конкретный диагноз медицинская организация в цифровом бланке не указывает, заболевание выглядит кодированным значением. Поэтому, беспокоиться пациенту не нужно о том, что сведения о заболевании станут известны сторонним лицам, в том числе и работодателю.

Отлаженный процесс электронного взаимодействия между всеми участниками позволит сделать документооборот более прозрачным и понятным не только для контролирующих органов, но и для каждого гражданина. Не исключено, что через некоторое время право выбора у работника и его нанимателя оформления той или иной формы (бумажного или цифровой) документа о временной нетрудоспособности не будет.

Работодателю распечатывать и хранить копии электронных форм документов не обязательно. Но, также не запрещено и обратное, например, для удобства ведения кадрового учета в крупной компании. Этот цифровой документ имеет юридическую силу и подлежит хранению в ЕИИС (расшифровка — «Единая интегрированная информационная система») «Соцстрах».

Работодатель (по состоянию на 2020 год) не обязан принимать электронный бланк у сотрудника, так как это лишь его право. В этом случае, потребуется повторное обращение застрахованного к врачу: за аннулированием ранее отправленной в органы ФСС формы со всеми необходимыми заполненными сведениями и последующей выпиской больничного в бумажном виде.

В период поэтапного перехода на электронное взаимодействие, когда еще имеется право выбора, застрахованному рекомендуется все же уточнять заранее у работодателя, готов ли тот технически принять и обработать документ по новой, усовершенствованной форме. Ведь, в случае отказа (а он вправе это сделать), потребуется дополнительно тратить время на повторное обращение в медицинское учреждение.

Загрузка ...