Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7 (499) 653-60-72 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 426-14-07 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 500-27-29 (бесплатно)

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя

В данной статье подробно рассмотрим как необходимо заполнять Путевой лист легкового автомобиля (форма №3).

ВНИМАНИЕ ! В случае неправильного заполнения путевых листов затраты организации на приобретение ГСМ могут быть не признаны при проведении налоговой проверки.

Форма ПЛ-1

Путевой лист легкового автомобиля ИП по форме ПЛ-1 – первичный документ, применяющийся при необходимости произвести учет работы легкового автомобиля индивидуального предпринимателя, а так же является основанием для начисления заработной платы водителю транспортного средства.

Министерством транспорта Российской Федерации (приказ от 30 июня 2000 г. N 68) была принята унифицированная форма данного путевого листа – ПЛ-1.

Как правило, документ составляется на один день. Исключения составляют случаи, когда водитель отправляется на длительное время в командировки или совершает иные поездки, связанные с рабочим процессом.

В данном случае существует необходимость составления путевого листа на соответствующий период времени, превышающий рабочую смену.

Путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя формы ПЛ-1 заполняется диспетчером или иным уполномоченным должностным лицом. Выдача документа осуществляется только в случае сдачи путевого листа за предыдущий рабочий день (смену).

Путевые листы. Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены).*

Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится (письмо Минфина России от 15 июля 2005 г. № 03-03-04/1/75).*

Однако и для арендатора данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов. Как же быть сельхозорганизации?

Эта проблема решается просто, если агропредприятие арендует грузовой автомобиль. Путевой лист составляется собственником в общем порядке, за исключением отрывных талонов, которые заполняет арендатор.*

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у арендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.*

При аренде легкового автомобиля дело обстоит сложнее, так как здесь форма путевого листа отрывных талонов не предусматривает.

Есть и иной вариант – просто компенсировать расходы владельца на бензин на основании представленных им копий путевых листов и документов на покупку топлива.

Прошло время, талонов нет ни у вас, ни у водителей. ГСМ израсходован. Значит, его надо списать. А какие документы могут подтвердить. что ГСМ был использован на производстве? Путевой лист. Только этот документ является основанием для бухгалтерии для списания ГСМ .

В путевом листе указываются показания спидометра и показатели расхода ГСМ. указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.

Для автотранспортных предприятий ( АТП, автобазы), которые получают доход от предоставления своего грузового автотранспорта для перевозки грузов, для выполнения каких то подрядных работ от заказчика, главным документов является путевой лист.

Только на основании путевого листа производятся расчеты с заказчиком, т.е. с теми. кому выполнялись работы, по нему списывается ГСМ. по нему начисляется заработная плата водителю.

Путевой лист состоит из двух частей, в нем есть отрывной талон. Этот отрывной талон является основанием для выставления счета заказчику для оплаты владельцем автотранспорта. Счет выставляется вместе с этим талоном, разумеется ,заполненным.

Те же данные о времени работы данного автомобиля, что и в отрывном талоне должны быть и в основном путевом листе, который остается у предприятия – владельца автотранспорта.

И вместе с товарно-транспортными накладными эти путевые листы должны храниться в бухгалтерии в течении пяти лет.

Путевой лист с 1 марта 2019 года

Теперь рассмотрим как заполнить путевые листы легкового автомобиля, использующегося в служебных целях в управлении предприятия. Он является основанием для списания ГСМ .

В основном, в небольших предприятиях путевые листы выписывает и заполняет сам водитель, или можно кого-либо назначить приказом. Это, конечно, будет правильнее и объективнее.

Путевой лист обязательно должен быть заполнен по всем пунктам; номер и дата выдачи листа, печать предприятия, выдавшей путевой лист, маршрут служебного использования автотранспорта. Оборотная сторона, где указывается пробег.

Смотрим на показания спидометра на конец текущего дня. На километраж ( пробег) на оборотной стороне путевого листа.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Также в текст документа повсеместно добавлено новое понятие «предсменный контроль технического состояния», которое используется наряду с понятием «предрейсовый контроль».

Напомню, что начиная с 21 декабря 2018 года транспортное средство должно проходить либо предсменный, либо предрейсовый технический контроль.

Т.е. в приказе Министерства транспорта исправлено еще одно несоответствие.

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к.

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Правила заполнения документов общие. Но поскольку транспортные средства разные, есть и небольшие особенности. Например, в путевке, выписываемой на автобус, есть поля, предназначенные для указания сведений о кондукторе, данных о маршрутах. Их обязательно надо заполнять.

Вступление

До сих пор документом, которым следовало руководствоваться при оформлении путевых листов, служило Постановление Госкомстата от 28.11.78 №78.

Правда, распространяется это постановление только на юридические лица.

  •  путевой лист строительной машины (форма №ЭСМ-2).
  •  путевой лист легкового автомобиля (форма №3);
  • путевой лист специального автомобиля (форма №3спец);
  • путевой лист легкового такси (форма №4);
  • путевой лист грузового автомобиля (форма №4-С);
  • путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-П);
  • путевой лист автобуса (форма №6);
  • путевой лист автобуса необщего пользования (форма №6 спец).

Поэтому позднее был выпущен Приказ Минтранса России №68, действовавший в отношении индивидуальных предпринимателей. Формы путевых листов, приведенные в нем, отличались от установленных Госкомстатом для юридических лиц.

  •  путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПГ-1);
  • путевой лист автобуса индивидуального предпринимателя (форма №ПА-1);
  • путевой лист легкового автомобиля индивидуального предпринимателя (форма №ПЛ-1).Однако этот документ утратил силу согласно п.2 Приказа Минтранса России №152. Приказ Минтранса России №152 устанавливает только обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, но приведенные в нем правила распространяются как на юридические лица, так и на индивидуальных предпринимателей.
  •  наименование и номер;
  • срок действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Кроме того, в путевом листе должны фиксироваться дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Указания таких подробностей не требовали ни унифицированные формы, приведенные в Постановлении Госкомстата России №78, ни Приказ Минтранса России №68. Юридическим лицам необходимо рядом с подписью медицинского работника указать время проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.

Еще по теме  Нужен ли полис ОСАГО при покупке или продаже автомобиля? Разбираемся в вопросе

Особенности документа

Форма ПЛ-1

Если арендодатель передал в аренду транспортное средство без экипажа и расходы на ГСМ не несет (в соответствии с условиями договора), то путевые листы ему составлять не нужно.

Путевые листы нужны для обоснованности расходов на ГСМ и для начисления зарплаты водителю.

Основными тратами арендатора в связи с коммерческой эксплуатацией арендованного транспорта являются расходы на бензин. Они учитываются на основании путевых листов, где фиксируются пробег и маршрут автомобиля (с указанием объектов, которые были охвачены). Иным способом (например, только на основании чеков ККТ) в налоговом учете списать топливо не получится.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Вместе с тем, исходя из порядка заполнения путевых листов, которые являются основанием для начисления заработной платы водителю, их должен оформлять арендодатель (субарендодатель), если по трудовому соглашению водитель работает именно у него.

Однако и для арендатора (субарендатора) данный документ не менее важен, поскольку он подтверждает и обосновывает списание горюче-смазочных материалов.

В дальнейшем эти талоны с необходимой для подтверждения расходов информацией (время, пробег, выполненная работа) остаются у субарендатора. В итоге обе стороны имеют подтверждающие первичные документы.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Количество израсходованных ГСМ должно быть подтверждено документально (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ, п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого используйте путевые листы.

Главбух советует: если организация не является автотранспортным предприятием, то подтверждать расходы на бензин необязательно строго путевыми листами. Но в этом случае будьте готовы к спорам с проверяющими. А аргументы тут могут быть следующими.

Для остальных же организаций обязанность использовать путевой лист законодательством не предусмотрена. Поэтому организовать учет ГСМ можно на основании других первичных документов бухгалтерского и налогового учета. Например, это приказы, отчеты, акты, оборотные ведомости движения ГСМ и т. п.

  • унифицированные формы;
  • самостоятельно разработанные путевые листы (см., например, упрощенную форму путевого листа легкового автомобиля).

Особенности оформления типовых форм путевых листов в зависимости от вида и назначения автомобилей представлены в таблице.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике(п. 4 ПБУ 1/2008).

Например: путевой лист легкового автомобиля или путевой лист автобуса. Заполнять же бланк должен уполномоченный сотрудник организации (например, диспетчер или секретарь автохозяйства, если такие есть). Все путевые листы должны быть пронумерованы и заверены печатью (штампом).*

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.*

Путевой лист. Часть 2

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Путевой лист оформляйте на каждый день или иной срок не более одного месяца. Если транспортное средство используют посменно несколько водителей, то можно на одну машину оформить сразу нескольких путевых листов – для каждого водителя.

Такой порядок заполнения путевых листов предусмотрен разделом III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152.

Главбух советует: Оформляя путевые листы, заполняйте все обязательные реквизиты аккуратно и без ошибок. При проверке допущенные неточности могут стать для инспекторов основанием исключить путевые листы из состава документов, подтверждающих расходы. В этом случае обоснованность затрат придется доказывать в суде.

Базовым документом, регулирующим перевозки грузов и пассажиров посредством автомобильного транспорта, является Устав автомобильного транспорта[6], имеющий статус федерального закона. В нем сказано, что путевой лист – документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. При этом запрещается осуществление перевозок пассажиров, багажа и грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на автотранспорт (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта).

Путевой лист используется при предъявлении и приеме груза для перевозки, в нем отмечаются время подачи транспортного средства, контейнера в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (п. 5 ст. 11 Устава автомобильного транспорта). Основанием для начисления штрафа за задержку (простой) транспортных средств служат отметки в транспортных накладных или в путевых листах о времени прибытия и убытия транспортных средств (п. 6, 8 ст.

Сведения о контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния автотранспорта при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации (п. 29 приложения 1 к Правилам обеспечения безопасности перево­зок пассажиров и грузов[7]).

Путевой лист. Часть 3

Как видим, учреждению, эксплуатирующему автотранспорт в целях перевозки пассажиров и грузов, без путевого листа не обойтись не только в силу норм бюджетных методологических актов, но и на основании требований транспортного законодательства.

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Особенности заполнения путевых листов грузовиков, автобуса и других ТС

Порядок оформления путевых листов установлен Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152, который действует в редакции от 21.12.2018, вступившей в силу 01.03.2019. Учитывают путевые листы в специальном журнале. Разберемся подробнее, какие произошли изменения в путевых листах в 2020 году и как оформить этот документ, чтобы не возникло вопросов у проверяющих из налоговых органов и ГИБДД, которые чаще всего смотрят этот документ.

Заполнением этой формы в автотранспортных организациях занимаются диспетчеры, а в остальных компаниях это может быть просто уполномоченный на выпуск автомобилей в рейс работник. Такие обязанности должны быть делегированы приказом руководителя организации, поскольку именно тот, кто заполняет документ, несет ответственность за допущенные в нем ошибки.

Выписать путевку можно на один рейс, один рабочий день или смену. Кроме того, в унифицированном бланке предусмотрена возможность продлить срок действия этого документа, поскольку с машиной в рейсе могут происходить различные ситуации, а движение без путевого листа является нарушением.

Путевой лист, бланк которого является унифицированным, разделен на несколько разных форм, в зависимости от вида ТС. Эти формы отличаются содержанием и требованием к заполнению. Мы собрали их в таблицу, чтобы каждая организация могла сориентироваться и выбрать необходимую.

Унифицированный бланк путевого листа

Кто и как заполняет

Форма № 3 для легковых автомобилей

Можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и в обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257.

Форма № 4-с для грузовых автомобилей
со сдельной зарплатой водителям

Форма предназначена для автотранспортных компаний, осуществляющих грузоперевозки. В ней предусмотрены графы для отметок представителей заказчика груза. Она может быть выдана только после того, как водитель сдал в бухгалтерию предыдущий документ. Бланк содержит отрывной талон, на основании которого исчисляется зарплата.

В форме № 4-п обязательным является указание номеров товарно-транспортных накладных на перевозимый груз. Хранить такие путевые листы следует вместе с транспортными документами. Этот бланк предназначен для двух рейсов в течение одного рабочего дня.

Путевой лист содержит отрывные корешки, которые заполняет владелец ТС на каждый рейс. Они нужны для дальнейшего предъявления счета заказчику рейсов.

Форма № 4-п для грузового транспорта с повременной зарплатой водителям

Форма № 3-спец для специального транспорта (автокраны, цементовозы, мусоровозы, топливные цистерны, бетономешалки и т. п.)

Форма № 4 для легкового такси

В бланке есть поле для записей показаний таксометра. Такой лист водитель получает только на смену, после чего он должен сдать его диспетчеру.

Форма № 6 для автобусов

Бланк для осуществления рейсов автобусов на городских маршрутах. В нем есть графа о предрейсовом медицинском контроле состояния водителя.

Путевой лист. Часть 4

Рассмотрим подробно, как заполнять каждое поле на примере формы № 3 (для легкового автомобиля) для индивидуального предпринимателя. Образец с учетом последних изменений подготовлен с помощью коммерческой версии КонсультантПлюс.

Вы можете менять последовательность заполнения путевого листа. Главное — содержание граф должно соответствовать установленным Минтрансом требованиям.

Начнем с указания серии, номера и срока действия документа. Серия — необязательный элемент, поэтому его может не быть. Что касается номеров, то они присваиваются путевым листам в соответствии с утвержденной нумерацией.

Срок действия определяется в зависимости от ситуации. В нашем примере документ выписан на одну смену.

Следующий раздел предназначен для данных о собственнике или арендаторе транспортного средства.

Юридические лица должны писать:

  • наименование;
  • организационно-правовую форму;
  • адрес местонахождения;
  • контактный телефон;
  • ОГРН.

ИП указывают:

  • Ф.И.О. (отчество при наличии);
  • почтовый адрес;
  • контактный телефон;
  • ОГРИП.
Еще по теме  Противопожарный инструктаж на рабочем месте

Информацию о самом транспортном средстве необходимо указывать так, как заявлено в документации. При заполнении надо написать:

  • марку авто (можно латиницей или кириллицей, главное — чтобы было понятно);
  • номер, полученный при госрегистрации;
  • парковочный номер, если такой имеется. Если его нет, поле можно пропустить, нарушения не будет.

Следующий большой раздел необходим для того, чтобы было понятно, кто будет управлять ТС. О водителе надо сообщить:

  • Ф.И.О. (отчество при наличии);
  • табельный номер;
  • данные из водительского удостоверения (номер, категория или класс).

Допуск автомобиля не разрешается без контроля технического состояния транспортного средства и медицинского осмотра. Соответствующие отметки должны быть проставлены в путевом листе с указанием конкретного времени прохождения. Указанные данные подтверждаются уполномоченными лицами.

Но есть один нюанс: индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие исключительно легковые автомобили, вправе не проводить предрейсовую проверку технического состояния ТС. Остальные должны это делать, поэтому для большинства автотранспортных предприятий отметки техников в путевых листах обязательны.

Обращаем внимание, что у организации может не быть собственного медработника и(или) механика. В таком случае для организации медицинских осмотров и технического контроля можно оформить работников по совместительству либо передать эту работу на аутсорсинг.

Непосредственно перед выездом в путевом листе надо указать показания счетчика (только целые числа) и время их снятия. Также следует вписать данные о том, какое горючее выдано, в каком количестве (если выдача топлива предусмотрена). Все данные подтверждаются подписью самого работника.

У многих возникают вопросы, какие данные можно записывать в раздел «Задание водителю». Если речь идет о легковом автомобиле, то в выписанном на него путевом листе пишут, в чье распоряжение передается ТС. В бланках для грузовиков можно написать заказчика перевозок, в автобусах — пункт назначения.

Менять задание водителю запрещено. Это может сделать только уполномоченное лицо собственника или арендатора ТС, которое выступает представителем работодателя. Если ТС используется в специальных целях, например, сотрудниками правоохранительных органов или дорожных служб, в путевом листе должна быть проставлена соответствующая отметка.

Когда ТС выезжает с парковки (гаража), диспетчер обязательно фиксирует время. В дальнейшем эти данные важны для расчета отработанного времени и, конечно, заработной платы.

По возвращении в путевке фиксируют время прибытия, показания одометра, информацию о движении горючего. О норме расхода топлива данные нужно брать из Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р, утв. нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Все данные подтверждаются подписями уполномоченных сотрудников автотранспортного предприятия.

Если в пути были какие-то задержки, это фиксирует водитель в специальном разделе. Некоторые рекомендуют в этом поле также указывать время обеда.

Оборотная сторона состоит из таблицы и еще нескольких строк. Таблицу заполняет водитель, вписывая количество поездок. Их может быть несколько, а может быть всего одна. Ему следует написать место назначения и время отправления, прибытия. Если речь идет о легковом автомобиле, который передан в пользование частному лицу, он должен подтвердить записи водителя.

Последний раздел — результат работы автомобиля за смену и расчет заработной платы. Его нужно заполнить для того, чтобы можно было начислить заработную плату. Если водитель получает деньги, исходя из пройденного пути, можно заполнить только 2 поля, «пройдено, км» и «за километраж, руб. коп.». Если идет повременная оплата, заполняют два других поля — «всего в наряде, ч» и «за часы, руб. коп.». Допустимо заполнять все строки, если это необходимо.

Как правило, эту часть заполняют в бухгалтерии, поскольку именно бухгалтеры отвечают за расчет и выдачу заработной платы работникам.

Организация: ООО «Автолидер»
Автомобиль:ГАЗ 3110
Гос. номер:у082ее01
Водитель: Иванов Александр Романович
Механик: Васильев Сергей Николаевич
Диспетчер: Солдатов Андрей Васильевич
Остаток топлива перед выездом: 10 л.
Пробег за время действия путевого листа: 163 км.
Заправка топлива за время действия путевого листа: 40 л.

  • Номер документа – это один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Нумерация документов разрабатывается организацией (например: 0000026, или ПЛ00037)и не должна повторяться.
  • Серия – указывается в том случае, если бланки путевых листов отпечатаны типографским способом.
  • Дата – это тоже один из обязательных реквизитов, который необходимо заполнить. Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Если путевой лист выписывается на несколько дней, тогда необходимо вписать период (например: 17-24.10.2011).
  • Организация – заполняется наименование, адрес, телефоны организации в чьем распоряжении находится автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»).
  • Код ОКПО – заполняется код (Общероссийского классификатора предприятий и организаций) присвоенный организации .
  • Марка автомобиля – заполняется марка автомобиля (в нашем примере ГАЗ 3110). Если автомобиль находится в аренде, тогда желательно указать договор аренды (номер, дата и собственника автомобиля), (например: по договору аренды № 256-А от 15.03.2009г с ООО «Автолидер»).
  • Государственный номерной знак – гос. номер автомобиля (в нашем примере у082ее01).
  • Гаражный номер– заполняется в том случае если в организации на балансе несколько машин. При этом вместо гаражного номера можно записать инвентарный номер автомобиля как основного средства.
  • Водитель– ФИО водителя (в нашем примере Иванов А. Р.).
  • Табельный номер – табельный номер сотрудника, присвоенный ему в организации.
  • Удостоверение № — номер водительского удостоверения водителя.
  • Класс – класс водителя.
  • Лицензионная карточка, вид, серия – в настоящее время лицензии выдаются только на коммерческие перевозки пассажиров более 8 человек. Поэтому в Путевом листе легкового автомобиля (форма №3) эти поля не заполняются.
  • В распоряжение – в чье распоряжение представляется автомобиль (в нашем примере ООО «Автолидер»). Если машина передана в аренду или для оказания услуг стороннему лицу (юридическому или физическому), то указывается наименование (фамилия) данного лица. Если путевой лист выписывается на срок более одного дня, то, скорее всего, указать конкретного пользователя будет невозможно, поскольку таких лиц может быть много. В этом случае по данной строке целесообразно указывать название самой организации (в нашем примере ООО «Автолидер»), а расшифровку фамилии конкретного пользователя приводить на оборотной стороне листа в графе «Подпись лица, пользовавшегося автомобилем».
  • Адрес подачи– адрес, куда должен прибыть автомобиль для дальнейшей работы.
  • Время выезда из гаража – заполняется время выезда из гаража. Если путевой лист выдается на несколько дней, тогда желательно кроме времени выезда указывать еще и дату.
  • Диспетчер-нарядчик – подпись и ФИО диспетчера выдающего задание водителю (в нашем примере Солдатов А. В.).
  • Механик – подпись и ФИО механика выпускающего автомобиль на линию(в нашем примере Васильев С. Н.).
  • Номер по порядку – Все поездки автомашины должны записываться под отдельным номером.
  • Код заказчика – Если автомобиль оказывает коммерческие услуги, то в целях идентификации клиентов в этом графе отражается их код.
  • Однако, если путевой лист выписан на несколько рабочих дней, в данной графе целесообразно заносить даты поездок.
  • Место отправления – Адрес места откуда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию из которой данная машина отправлялась.
  • Место назначения – Адрес места куда машина отправилась. Желательно для большей обоснованности поездки указывать еще и организацию в которую данная машина отправлялась.
  • Время выезда — Время выезда из места отправления. Если путевой лист выписывается на один день, тогда можно указывать только время выезда из гаража (стоянки). Если же он выписан более чем на одни сутки, тогда желательно указывать время каждой поездки.
  • Время возвращения — Время приезда к месту назначения. Если путевой лист выписывается на один день, то можно указывать только время возвращения в гараж (на стоянку). Если же он выписан более чем на одни сутки, то желательно указывать время каждой поездки.
  • Пройдено — Вводятся данные о пройденном расстоянии (причем, целесообразно указывать по каждой поездке).
  • Подпись лица пользовавшегося автомобилем — В этой графе расписывается лицо, пользовавшееся автомобилем.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля почему этот документ обязателен

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Инструкция по оформлению путевого листа

Пожалуй, самый значимый вид затрат на содержание служебного транспорта – это расходы на горюче-смазочные материалы. Тем более что без них обойтись никак не получится, если организация использует в своей деятельности автомобиль.

Еще по теме  Документы для оформления дарственной на дом и землю в 2020 году

Расходы на ГСМ – объект пристального внимания со стороны налоговых органов, один из участков повышенной «опасности». Уж слишком много должно соблюдаться правил учета и тонкостей в документации.

Это основной первичный документ, который оформляется при эксплуатации автомобиля. Пришло время разобрать по косточкам пример заполнения путевого листа.

Унифицированная форма путевого листа введена постановлением Госкомстата №78 от 28.11.1997 г. Однако обязанность пользоваться именно этим бланком возложена только на автотранспортные предприятия.

Для всех остальных Министерством транспорта РФ приказом №152 от 18.09.2008 г. утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения.

Напомним, что самостоятельно разработанную форму путевого листа нужно утвердить в учетной политике.

  •  наименование и номер: например, путевой лист грузового автомобиля, номер по вашей системе нумерации, штамп организации;
  • сведения о сроке действия путевого листа: указывается дата или период (дата начала и окончания), продолжительность может быть от одного дня до месяца;
  • сведения о собственнике: организационно-правовая форма, название для организации, ФИО индивидуального предпринимателя, местонахождение, номер телефона;
  • сведения о транспортном средстве:
  •  тип транспорта: грузовой, легковой, модель самого транспортного средства и модель прицепа, если таковой имеется;
  •  государственный регистрационный знак;
  •  показания счетчика километража при отправке машины и при ее возвращении;
  • дата и время в часах и минутах отправки и возвращения на место постоянной стоянки.

При отсутствии должности штатного механика исправность автомобиля может подтвердить водитель. Также при отсутствии диспетчера водитель также проставляет время прибытия и убытия, километраж.

  •  сведения о водителе:  ФИО водителя, отметка медработника о предрейсовом и послерейсовом осмотре.

В путевом листе должны быть указаны данные о количестве горючего на момент отправки машины и возвращения ее в гараж. Делаются отметки о выданном количестве бензина или указывается номер чека, полученного на заправке. Определяется расход бензина фактический и по норме.

Путевой лист заполняется отдельно на каждое транспортное средство. Также путевые листы можно заполнять на каждого водителя отдельно.

Обычно при разработке формы путевого листа за основу берется унифицированная форма, в которую вносятся нужные поправки.

Маршрут

Такой реквизит как маршрут следования автомобиля не включен в перечень обязательных реквизитов. Однако расходы на ГСМ налоговики могут оспорить, если конкретный маршрут не указан. Поэтому нужно записывать пункт назначения, время выезда, приезда, километраж.

Маршрут указывают на обратной стороне путевого листа, причем делать это нужно максимально конкретно. Например, место отправления – ул. Советская д.50, офис, место назначения – ул. Ленина д.110, ООО «Самоцветы». Каждый раз расписывать такой маршрут довольно трудоемко.

Если работа водителя оплачивается по сдельной системе, то здесь же бухгалтер может провести расчет заработной платы водителя.

Пример заполнения путевого листа легкового автомобиля приведен на рисунке.

  •  путевой лист составлен более, чем на один день. Однако суды поддерживают налогоплательщиков (постановления ФАС Московского от 13.04.11 № КА-А40/2962-11),
  • путевой лист не оформлен при использовании сотрудником личного автомобиля в служебных целях. Суды придерживаются противоположной точки зрения (постановления ФАС Московского от 24.06.09 № КА-А40/4219-09). Однако, если сумма компенсации за использование личного транспорта велика, безопаснее все же выписывать путевые листы,
  • путевой лист противоречит прочим документам. Например, не совпадаю сведения в транспортных накладных, чеках на ГСМ.
  • данные спидометра в путевом листе на конец одного дня и на начало другого дня не совпадают (это относится только к служебному транспорту).

Упрощенная форма путевого листа

Многие бухгалтеры полагают, что путевые листы можно составлять по не унифицированной форме и сразу за месяц. Такое популярное мнение ведет свое происхождение из писем Минфина России. Однако «самодельный» путевой лист создает ряд очевидных проблем.

Первые разъяснения о возможности неприменения унифицированной формы путевого листа содержит письмо Минфина России от 20 сентября 2005 г. № 03-03-04/1/214.

Однако не все бухгалтеры обратили внимание, что эти разъяснения чиновников касаются исключительно путевого листа легкового автомобиля.

С непростительным невниманием к руководящему мнению отнеслись и налоговые органы. УФНС России по городу Москве в письмах от 14 ноября 2006 г. № 20-12/100253 и от 19 июня 2006 г. № 20-12/54213@ допускает самостоятельно разработанные формы путевых листов уже для всех автомобилей. То есть трактует мнение Минфина более широко, выходя за рамки своих полномочий (письмо Минфина России от 6 мая 2005 г. № 03-02-07/1-116).

Суть рекомендаций официальных органов сводится к тому, что применять унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (далее — постановление № 78), в целях налогового учета необязательно.

«Все организации, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы. Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается».

«Самодельные» путевые листы можно оформлять ежемесячно. Правда, такая «самодеятельность» разрешена только организациям, не являющимся автотранспортными.

Первая правоприменительная проблема «самодельных» путевых листов заключается в том, что понятие автотранспортных организаций нормативно не определено.

Вторая проблема в том, что путевой лист является документом, предусмотренным Правилами дорожного движения Российской Федерации (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 23 октября 1993 г. № 1090, далее — ПДД).

И вряд ли инспектор ГИБДД удовольствуется сокращенной формой, разработанной предприятием. Согласитесь, кто же на трассе станет вникать в индивидуальные особенности учетной политики.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  • стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  • диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  • изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2020. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
  • в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  • с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
  • штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Итак, с учетом поправок новые путевые листы 2020 года обязательно должны содержать следующие сведения:

  • название и номер самого документа;
  • информацию о владельце автомобиля;
  • период действия (срок (один или несколько дней), в течение которого путевой лист может быть использован, в формате «число, месяц, год»);
  • данные о водителе ТС, а именно: Ф.И.О, дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра;
  • информацию о самом ТС: тип и модель, в том числе прицепа, если он имеется;
  • регистрационный номер;
  • показания одометра;
  • дату и время выезда и заезда на парковку;
  • данные о прохождении технического осмотра перед рейсом (сменой).

Если организации не подходит унифицированный бланк, она может разработать свой вариант, в котором должны быть учтены все обязательные реквизиты и необходимые показатели. Применение нового бланка обязательно должно быть указано в учетной политике организации, как это определено в пункте 4 ПБУ 1/2008.

Документ должен быть заверен подписью диспетчера, который его оформил, и руководителем организации. Печать нужно ставить только тем организациям, которые ее используют по своему уставу. Форма оформляется в одном экземпляре и выдается на руки водителю. После этого документ должен быть возвращен уполномоченному лицу под подпись, в этом случае он считается закрытым и поступает в бухгалтерию. С этого момента нужно выяснить, для чего вообще нужны путевые листы.

Загрузка ...